Ressourcen what? Oder: Wer, wann, wie lange, wie viel?


Veröffenticht am 12.12.2022 von MARIUS UZOLAS
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Ressourcen what? Oder: Wer, wann, wie lange, wie viel?

Warum Transparenz für meine Projekte wichtig ist.

 

Die Antwort nehmen wir direkt vorweg: Transparenz sie ist die Voraussetzung dafür, dass mein Projekt am Ende erfolgreich ist und ich die gewünschten Ergebnisse einfahre.

Die drei Punkte, die die Transparenz in einem Projekt ausmachen, sind im Wesentlichen diese:

 

  • Projektmanagement
  • Ressourcenmanagement: Planung und Verwaltung
  • Sichtbarkeit von Kapazitäten und Engpässen

 

 

Transparenz im Bereich Projektmanagement entsteht grundlegend durch die Sichtbarkeit von Informationen zu dem Projekt selbst; aber auch den einhergehenden Aufgaben, Risiken, Budgets und Problemen. Idealerweise sind Verantwortlichkeiten geklärt und die projektbezogene Kommunikation ist für alle Beteiligten einsehbar und nachvollziehbar. Ein Statusupdate hier, ein Austausch zur Machbarkeit dort und zu guter Letzt werden natürlich auch Roadblocks besprochen, bearbeitet und aufgelöst.

 

Voraussetzung: Das gesamte Projektteam benötigt Zugang zu allen Informationen, die notwendig sind, um zugeordnete Aufgaben sachgemäß zu erledigen. Zeitgleich müssen auch Informationen im Kontext eines möglichen Programms, Portfolios oder beispielsweise einer Kampagne sichtbar sein.

Hier ist der zu betrachtende Detailgrad entscheidend: Transparenz bedeutet nicht, dass jeder jedes Detail einsehen muss – es muss je nach Standpunkt ein angemessenes Maß an Information übermittelt werden.

 

Dasselbe gilt auch für das Ressourcenmanagement. Als Mitarbeiter betrachten wir unsere Aufwände auf Projekten, täglichen Routineaufgaben sowie Zeit für Emails, Telefonate und Meetings. Als (Team-)Manager versuchen wir zu erfassen, wie ausgelastet unsere Mitarbeiter sind, um Rückschlüsse auf mögliche Kapazitätsengpässe zu schließen. Wir betrachten Individuen, Rollen und Teams oder schauen direkt auf die Projektebene – Perspektiven sowie Anforderungen an das Ressourcenmanagement gibt es viele. Auch wenn die Fragestellung „wer arbeitet gerade woran?“ banal klingen mag, ist diese meist schwerer zu beantworten als man denkt.

In der Praxis beginnt es mit der Erfassung der jeweiligen Rollen, die ein Mitarbeiter auf einem Projekt, oder gar auf einer Aufgabe innerhalb eines Projektes, einnimmt. Dafür müssen sämtliche Details zum Projekt aber auch zum Mitarbeiter bekannt sein und mit dem Ziel, Bereichs- oder Unternehmensübergreifende Kapazitätsauslastungen zu erfassen.

 

Es ist wichtig, eine Informationsgrundlage zu schaffen die bestmöglich der Realität entspricht, um das Unternehmen sowie die Mitarbeiter bestmöglich zu verstehen und einzusetzen.

Schlussendlich wollen wir Kapazitäten einschätzen und Engpässe vermeiden.

Neben der Projektarbeit müssen aber auch andere Tasks aus dem „Daily Business“, Meetings oder sonstige Aufwände erfasst werden. Hier greifen wir gerne auf Schätzwerte zurück, damit Mitarbeiter mit der Erfassung der hier anfallenden Details nicht zusätzlich belastet werden.

 

Es ist wichtig, all diese Informationen zusammenzutragen und auf Projekt-, Rollen- oder Mitarbeiterebene zu erfassen und sichtbar zu machen. Die ist mit Hilfe eines guten Workmanagement-Tools machbar. Als zertifizierter und offizieller Partner von Adobe Workfront setzen wir dieses Produkt gerne bei Kunden ein, weil es all die genannten Prozesse und Informationsketten abbilden kann. Ein Werkzeug, um momentane Auslastungen zu überblicken, anzupassen und zu bewerten. aber auch um zukünftige Engpässe zu erkennen und zu minimieren.

 

Sie wollen mehr Transparenz in Ihrer Arbeit, in Ihren Prozessen, in Ihrem Unternehmen? Sprechen Sie uns an und wir beraten Sie gerne unverbindlich!


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