Heinz-Peter und sein Rasenmäher und wie KI bald seinen Projektmanagementalltag bestimmt!

Effizienzsteigerung und bessere Projektergebnisse: super Ziel eines jeden guten Projektmanagers. Bei herausfordernden oder schwierigen Projekten aber manchmal gar nicht so einfach. Zum Glück gibt es ja jetzt endlich Unterstützung bei hoch gesteckten Zielen: Künstliche Intelligenz.

Künstliche Intelligenz, what?

Von Künstlicher Intelligenz hat auch Heinz-Peter aus Wuppertal schon etwas gehört. Klingt sehr „modern“. Und da Heinz-Peter stets die neuesten Gerätschaften im Schuppen hat, will er auch diesen Trend angehen.

Doch im Gegensatz zu seinem neuen Rasenmäher „Turbo 2000“, den er an der Seite mit einem einfache „Klick“ einschalten kann, weiß Heinz-Peter noch nicht so genau, wie sich die KI aktivieren lässt. Geht es hier schließlich nicht nur um einen gepflegten Rasen, viel mehr um wichtige Projekte, die gesteuert werden möchten. Wo genau ist jetzt also der „Anschalter“ und auf welchen Grünflächen kann man dieses Supergerät „KI“ im Projektmanagement nutzen?

Wir wollen Heinz-Peter nicht weiter auf seinem geplfegten Rasen im Regen stehen lassen und sorgen ein wenig für Aufklärung. KI im Projektmanagement: das geht! Und es gibt mehr Einsatzgebiete, als ihm bewusst ist.

Doch: wo genau liegen die? Hier eine Zusammenfassung, die sich unkompliziert zwischen Tagesschau und Wetterkarte lesen lässt (natürlich mit freundlicher Unterstützung von ChatGPT).

Wo kann man KI im Projektmanagement einsetzen?

Im Risikomanagement!

Risiken frühzeitig identifizieren und mögliche Auswirkungen auf das Projekt analysieren. Durch die Analyse großer Datenmengen können KI-Algorithmen Trends erkennen und Prognosen für potenzielle Risiken erstellen.

Bei der Automatisierung von Aufgaben!

KI kann repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren. Dies umfasst die automatische Zuweisung von Ressourcen, das Erstellen von Projektplänen, das Überwachen von Fortschritten und das Aktualisieren von Berichten.

Bei der Kommunikation und Zusammenarbeit!

KI-gesteuerte Chatbots oder intelligente Assistenzsysteme können die Kommunikation innerhalb des Teams verbessern. Sie können Fragen beantworten, Statusaktualisierungen bereitstellen und Informationen über den Projektfortschritt liefern.

Bei der Echtzeit-Analyse!

KI kann große Mengen von Daten in Echtzeit analysieren, um Einblicke in den Projektfortschritt zu geben. Dies ermöglicht es den Projektmanagern, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Bei der Optimierung der Ressourcen!

Durch KI-gesteuerte Analysen können Ressourcen besser zugewiesen und optimiert werden. Dies beinhaltet die Zuweisung von Personal, Budgets und anderen wichtigen Ressourcen, um den Projekterfolg zu maximieren.

Bei der Prognose von Projektzeiten!

KI kann historische Daten analysieren und Muster erkennen, um genaue Vorhersagen über die benötigte Zeit für verschiedene Projektphasen zu machen. Dies unterstützt die Erstellung realistischerer Zeitpläne.

Was für den Rasen der „Turbo 2000“ ist, ist fürs Projektmanagement vielleicht ein eigenes individuelles LLM, was bei der täglichen Arbeit unterstützen kann.

Aber es geht auch schon einfacher und man kann auf KI-Tools zurückgreifen, die man nicht erst individuell „aufsetzen“ und trainieren muss und die für manche Aufgaben gut geeignet sind. Das Angebot wächst stetig, die Entwicklungen schreiten rasant voran. Here you go, Heinz-Peter. Es folgen auf die Schnelle ein paar Namen von KI-Tools, die Du vielleicht gebrauchen kannst:

• Slack KI: ein automatisierter Workflow-Builder mit Zugriff auf kontextbasiertes Wissen der Gesamtorganisation
• AWS KI: vortrainierte KI-Services für Workflows ohne erforderliche Machine-Learning-Erfahrung
• Microsoft AI: Mit Hilfe von Azure Open AI zu mehr Effizienz, deckt z.B. Generierung von Risikominderungsmaßnahmen ab
• Aqua: Versprechen von mehr als 33% Effizienz mit Hilfe von KI, wow!
• awork +AI: Ein Tool für Teamplanung, Zeiterfassung, Projektmanagement, das KI nutzt
• Sciforma: Ein Tool, das KI für die Optimierung der Ressourcenzuweisung und -planung verwendet.
• Predict! Risk Analyser: Ein Tool, das maschinelles Lernen nutzt, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten.
• Google Gemini: KI-Sprachmodell, multimodale Datenverarbeitung
• Zoom.ai: Ein KI-gesteuerter Assistent, der Aufgaben wie Terminplanung und Meeting-Koordination automatisiert.
• Proggio: Nutzt KI, um Echtzeitdaten zu analysieren und Projektprognosen zu generieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Auswahl eines KI-Tools von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Projekts abhängt. Die Tools sind teilweise schon sehr komplex und wir empfehlen, dass Du Dich sorgfältig einliest, einzelne Programme im Vorwege testest. Viele Tools bieten eine zweiwöchige Testversion an, nutz auch du diese Gelegenheit, Heinz-Peter!

Die Integration von KI kann den Projekterfolg verbessern, aber es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Technologien gut in die bestehende Arbeitsweise des Teams passen und Datenschutz- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Deswegen ist gute Planung hier ein Muss für Firmen.

Heinz-Peter zumindest nimmt nun ein paar Ideen mit ins Büroleben und kann sich zukünftig nicht nur über einen gepflegten Rasen freuen, auch seine Projekte werden von seinem technischen Interesse profitieren! Na dann: viel Erfolg!