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Wie organisatorische Maßnahmen die Performance beim Kunden verbesserte.
Im Marketing-Bereich unseres Kunden existierte eine stark funktionale Organisationsstruktur: hierarchische Budgetierungs- und Entscheidungsprozesse, „Projektplanungen von oben“, Team-Zusammensetzungen analytisch über das Ressourcenmanagement usw. Verschiedene Kampagnen wurden nicht zeitgerecht vorbereitet, Budgets liefen aus der Planung, die Transparenz insgesamt war nicht zufriedenstellend und Mitarbeiter wurden zunehmend unzufriedener. Eine weitere harte Nebenbedingung für unseren Projekteinsatz ergab sich durch den ersten Covid-19-Lockdown.
Eine vollständige organisatorische Umstellung von hierarchisch-funktional (vertikal) auf horizontal-kundenorientiert erschien dem Kunden und uns zu gefährlich. Es wurde sich deshalb für eine schrittweise Umstellung einzelner bedeutender Kampagnen entschieden. Wir adaptierten die Scrum-Methode im Marketing, User Stories und Epics in Backlogs wurden priorisiert, die Aufgaben in so genannten Sprints und relativ stabilen Teams abgearbeitet. Sämtliche Planungen und weiteren Projektabstimmungen erfolgten 100% virtuell/remote.
Nach ca. 3 Monaten erkannten alle Beteiligten, dass die Vorhaben viel schneller und in besserer Qualität durchgeführt werden konnten. Bei den Mitarbeitern sorgten die täglichen „Stand ups“ für ein besseres Verständnis der Projekte, Negativeinflüsse konnten rechtzeitig erkannt und gelöst werden, bei allen sorgte das neue Vorgehen für mehr Motivation und Zustimmung. Ein weiterer positiver Effekt stellte ein: die virtuellen Meetings konnten hocheffizient durchgeführt werden, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Ländern arbeiteten an den Kampagnen zusammen.
