workfront

„Neue Welt“ versus „Alte Welt“

Wie agile und traditionelle Teams am selben Projekt arbeiten

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Die Ausgangssituation

Verschiedene Abteilungen und Teams in einem internationalen Unternehmen arbeiteten an identischen Projekten. Dadurch kam es zu Schnittstellen- und Kommunikationsproblemen. Besonders bei agilen Projekten und deren Teams, die auf die Projektplanung des traditionellen Projektmanagements trafen, gab es erhebliche Probleme bei der Arbeitsplanung und -koordination. In vielen Fällen mussten sich die Teams sehr weit einschränken und Meeting-Zeiten „explodierten“, unter anderem weil Mitarbeiter gleichzeitig agil und traditionell arbeiten mussten.

Unser Lösungsansatz

In Workfront werden nicht Projekte agil gestaltet, sondern die Teams. Aus diesem Grund war es möglich, nicht nur den traditionellen Teams Projektvorlagen und Prozesse bereit zu stellen, sondern parallel auch agile Teams bestimmten Aufgaben oder Aufgabenpaketen zuzuweisen. Aufgaben tauchen jetzt im Kanban- bzw. Scrum-Backlog auf und können auf den entsprechenden Boards bearbeitet werden. In den Scrum Teams werden die Aufgaben den Sprints zugewiesen, ohne den Projektablauf zu behindern. Bei Bedarf kann das agile Team die Aufgaben weiter herunter brechen. Weil Aufgaben nicht dupliziert oder nur verlinkt werden, ist es beiden Teams möglich an denselben Aufgaben zu arbeiten und über alle Updates und Statusveränderungen informiert zu sein.

Zusätzlich war es durch die Analyse des Meeting-Verhaltens möglich, die Zeiten zu reduzieren und ein effizientes Ressourcen-Management einzuführen.

Das Ergebnis

Die Mitarbeiterauslastung wurde stark verringert und Mitarbeiter konnten sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Wo früher müde Gesichter waren, wird wieder effektiv und mit einem Lächeln gearbeitet. Außerdem konnten durch die bessere Zusammenarbeit die Projektdurchlaufzeiten verringert werden. Durch die Festlegung von Prozessen, Templates und automatisierten Genehmigungsläufen sank ebenfalls die Fehlerquote und Governance-Richtlinien können jetzt besser eingehalten werden.

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